Mit mehreren Produkten, Sprachen und laufenden Prüfungen wird eine eindeutige Projektordnung wichtig. Nutzen Sie die EPD-Übersicht zusammen mit einer klaren internen Benennung.
Projekte eindeutig unterscheiden
Verwenden Sie Produkt, Werk beziehungsweise Geltungsbereich und Sprache zur Unterscheidung. Prüfen Sie beim Öffnen zusätzlich den Status. Eine Kopie und das veröffentlichte Ausgangsdokument können ähnliche Namen tragen, aber unterschiedliche Aufgaben erfüllen.
Den Arbeitsstand sichern
Speichern Sie Bearbeitungsdialoge vor dem Wechsel in eine andere EPD. Halten Sie intern fest, welche Punkte noch offen sind. Ein heruntergeladenes Dokument dient zur Durchsicht, ersetzt jedoch nicht die aktuellen Inhalte in der Plattform.
Aufgaben und Termine bündeln
Führen Sie für laufende Projekte eine Übersicht mit Verantwortlichen, Datenstand, nächstem Schritt und gewünschtem Termin. Reservieren Sie Kapazität für Rückfragen. Prüfen Sie bei zusammengehörigen Einreichungen vorab, ob gemeinsame Unterlagen und Gebührenregelungen passen.
Veröffentlichte EPDs weiter betreuen
Erfassen Sie Gültigkeitsenden und zuständige Personen. Planen Sie Erneuerungen auch unabhängig von möglichen Systemnachrichten. Bei einem Personalwechsel müssen Projektzugriff, fachliche Unterlagen und interne Fristen gemeinsam übergeben werden.