Zum nächst­mög­li­chen Zeit­punkt suchen wir für unse­re Geschäfts­stel­le in Ber­lin einen oder eine Office Mana­ger/-in (m/w/d). Am bes­ten in Voll­zeit. Du unter­stützt das Team der Geschäfts­stel­le durch admi­nis­tra­ti­ve und ope­ra­ti­ve Tätig­kei­ten, um rei­bungs­lo­se Arbeits­ab­läu­fe zu gewährleisten.

Dei­ne Aufgaben

  • Orga­ni­sa­ti­on: Büro­or­ga­ni­sa­ti­on, Sekre­ta­ri­ats­tä­tig­kei­ten, Büro­ab­la­ge, Ter­min- und Fristenkontrolle
  • Inter­ne und exter­ne Büro­kom­mu­ni­ka­ti­on per E‑Mail und Telefon
  • Vor­be­rei­tung von Mee­tings, Ter­mi­nen, Korrespondenzen
  • Unter­stüt­zung bei der Pla­nung und Durch­füh­rung von Veranstaltungen
  • Koor­di­na­ti­on exter­ner Dienst­leis­ter und Projektpartner
  • Pfle­ge und Ver­wal­tung von Vertragsdokumenten
  • Erstel­lung und Ver­wal­tung von pro­jekt­spe­zi­fi­schen Unterlagen
  • Betreu­ung der digi­ta­len Infra­struk­tur Tools, Unter­stüt­zung bei der Wei­ter­ent­wick­lung und Daten­pfle­ge des CRM-Systems
  • Akti­ve Unter­stüt­zung der Geschäfts­füh­rung bei ope­ra­ti­ven und orga­ni­sa­to­ri­schen Auf­ga­ben sowie Rei­se­ma­nage­ment und bereichs­über­grei­fen­de Terminkoordination
  • Team­ar­beit mit den Kol­le­gin­nen und Kol­le­gen der Fachbereiche
  • Über­nah­me von wei­te­ren (Teil-)Projekten

Dein Pro­fil

  •  Du hast eine abge­schlos­se­ne ein­schlä­gi­ge Berufs­aus­bil­dung (z.B. Büro­kauf­frau/-mann, Kauf­frau/-mann für Büro­ma­nage­ment, Sekre­tär/-in) oder eine ver­gleich­ba­re Qualifikation.
  • Du hast ein­schlä­gi­ge Berufs­er­fah­rung von min­des­tens 3 Jah­ren in einer ver­gleich­ba­ren Position.
  • Eine struk­tu­rier­te und sorg­fäl­ti­ge Arbeits­wei­se sowie hohe Eigen­in­itia­ti­ve sind für Dich selbst­ver­ständ­lich. Dabei ver­fügst Du über aus­ge­präg­tes Orga­ni­sa­ti­ons­ta­lent und ein gutes Ver­ständ­nis für (kauf­män­ni­sche) Pro­zes­se und Abläu­fe sowie die Nut­zung digi­ta­ler Tools inkl. des Pakets Micro­soft 365.
  • Du bist bereit zur Ein­ar­bei­tung in wei­te­re Soft­ware­pro­gram­me und CRM-Systeme.
  • Du bist ein Orga­ni­sa­ti­ons­ta­lent mit Sorg­falt, effi­zi­en­ter Arbeits­wei­se und Eigenverantwortung.
  • Ver­hand­lungs­si­che­re Deutsch­kennt­nis­se und siche­re Eng­lisch­kennt­nis­se in Wort und Schrift sind Voraussetzung.

Was wir bieten

  • Abwechs­lungs­rei­che Tätig­keit mit viel Gestal­tungs­spiel­raum und Eigenverantwortung
  • Unbe­fris­te­ter Arbeitsvertrag
  • 30 Tage Jah­res­ur­laub (bei einer 5 Tage Woche)
  • Mobi­les Arbei­ten nach Abspra­che möglich
  • Fle­xi­ble Arbeitszeiten
  • Teil­zeit-Model­le
  • Betrieb­li­che Altersvorsorge
  • Deutsch­land-Ticket (auch zur pri­va­ten Nutzung)
  • Offe­ne Arbeitsatmosphäre
  • Ein jun­ges Team mit fla­chen Hierarchien
  • Gute Ver­kehrs­an­bin­dung in zen­tra­ler Lage in Berlin-Mitte
  • Zukunfts­ori­en­tier­ter Ver­band mit Wachstumspotenzial

Haben wir Dein Inter­es­se geweckt?
Sen­de Dei­ne aus­sa­ge­kräf­ti­ge Bewer­bung (inkl. Anschrei­ben, Lebens­lauf, Zeug­nis­se) unter Anga­be deiner
Gehalts­vor­stel­lung und frü­hest­mög­li­chen Ein­stiegs­da­tum bit­te in einer zusam­men­hän­gen­den PDF-Datei bis zum 08. Sep­tem­ber 2024 an info@ibu-epd.com.

Für Fra­gen zu die­ser Posi­ti­on steht im Vor­feld steht ger­ne Ani­ta Kietz­mann unter 030/30877 48–0 zur Verfügung.