Der Erstellungsprozess der EPD kann in drei Schritte unterteilt werden:

Schritt 1: Erarbeitung von Produkt-Kategorieregeln

Die Grundlage einer EPD ist das Anleitungsdokument (PCR – Product Category Rules), das aus zwei Teilen besteht. Der für alle Produktuntergruppen einheitlich geltende Teil A wird vom Sachverständigenrat (SVR) erstellt und gepflegt. Er enthält Rechenregeln für die Ökobilanz und Anforderungen an den zugrundeliegenden Hintergrundbericht.

Der für die spezifischen Produktuntergruppen erstellte Teil B beschreibt die Anforderungen an die Inhalte der jeweiligen EPD. Vom IBU moderierte Arbeitsgruppen definieren die jeweilige Produktuntergruppe, die ähnliche Eigenschaften und Funktionalitäten aufweist. Sie legen die zu deklarierenden bautechnischen Angaben und zusätzliche umwelt- und gesundheitsbezogene Nachweise fest. So erarbeiten IBU-Mitglieder gemeinsam mit externen Experten einen Entwurf des neuen PCR-Anleitungstextes Teil B.

Der SVR prüft den Entwurf auf Konsistenz zwischen den Produktgruppen und auf Vollständigkeit. Danach hat die Interessierte Öffentlichkeit die Möglichkeit, den Entwurf in einem Online-Forum zu diskutieren und Verbesserungsvorschläge einzubringen, bevor der SVR das Dokument freigibt.

Schritt 2: Datensammlung, Ökobilanz & EPD-Erstellung
Im zweiten Schritt wird die EPD auf Grundlage der Vorgaben des PCR-Anleitungstextes Teil B erstellt.

Die Sammlung aller notwendigen Daten ist Grundvoraussetzung für die Berechnung einer Ökobilanz und um die EPD normenkonform zu erstellen. In der Regel beauftragt das Herstellerunternehmen dazu einen erfahrenen Ökobilanzdienstleister.

Damit die Ergebnisse der Ökobilanz überprüft werden können, muss zusätzlich ein sogenannter Hintergrundbericht auf Grundlage des PCR Teil A angefertigt werden. Daraus gehen das zugrundeliegende Ökobilanzmodell sowie die getroffenen Annahmen und Allokationsmethoden hervor. Für die Anfertigung des EPD-Dokuments selbst steht ein leicht bedienbares, Web-basiertes Online Tool zur Verfügung, auf das alle Beteiligten zugreifen können.

Schritt 3: Unabhängige Prüfung und Bestätigung
Im dritten Schritt prüfen die vom SVR berufenen Verifizierer/innen als unabhängige Dritte die EPD und den Hintergrundbericht nach den Grundsätzen der ISO 14025 und EN 15804. Nach Prüfung auf Vollständigkeit, Plausibilität und Konsistenz der Berechnungen und Angaben wird ein Verifizierungsbericht verfasst.

Im Anschluss wird die EPD vom IBU veröffentlicht. Eine EPD ist 5 Jahre gültig.